Tulos Enemmän oikeita asiakkaita verkosta

Poista roskapostit ja tehosta työpäivääsi

Ajattelin tällä kertaa kirjoittaa aiheesta, joka ei suoranaisesti liity Tuloksen tarjoamiin palveluihin. Jos kuitenkin haluat tehostaa liiketoimintaasi, lue lisää siitä kuinka voi säästää järjestämällä sähköpostipalvelusi uuteen uskoon.

Saatko liikaa roskapostia?

Täyttyykö postilaatikkosi epämääräisistä tarjouksista? Tuleeko sähköpostiisi ei-toivottuja kutsuja kasinolle tai Royal Linen risteilylle? Etkö halunnutkaan tietää mistä saa toimisto- ja atk- tarvikkeita varastontyhjennyksen vuoksi ulosheittohintaan?

Otsikossa mainitaan ”liika roskaposti”. Kuinka moni tämän blogin lukija saa mielestään liian vähän roskapostia? Niinpä. Roskaposti = liikaa. Sitä ei ole koskaan liian vähän. Koska me Tuloksella tykkäämme mitata asioita, ajattelin kasata kokoon yhden käytännön esimerkin myös sähköpostien ja ennen kaikkea roskapostien mittaamisesta ja siitä, miten se voi vaikuttaa liiketoimintaan.

Roskaposti ja dataa – case Tulos

Seuraavassa kuvassa on yhteenveto Tuloksen sähköpostiliikenteestä kuukauden ajalta. Meille on tullut kuukauden aikana 13 880 viestiä, joista kymmenen tuhatta on mennyt suoraan vastaanottajalle. Suoraan roskapostin ”mustaan aukkoon” käyttäjien ohi on mennyt 1846 viestiä ja käyttäjätilien karanteeniin 1989 viestiä. siis yhteensä lähes 4000 viestiä 14 000:sta oli enemmän tai vähemmän roskaa. Kun lasketaan prosentuaalisia osuuksia, niin kuukauden aikana 27,6% sähköpostiviesteistä on roskapostia. Olin kohtuullisen hämmästynyt, kun huomasin, että meillä joillekin käyttäjille tulevista viesteistä jopa 46% oli roskapostia..HUH!

Kuinka kauan luet roskapostia?

Itse käytän omasta työajastani n. 16,8% sähköpostien lukemiseen – aika iso määrä sekin. Tuo luku on keskiarvo kolmen kuukauden ajalta. Mittaan omaa työaikaani sekunnin tarkkuudella siihen erikseen kehitetyllä työkalulla, ja mittari pyörähtää käyntiin myös aina kun luen sähköposteja, joten tuo luku on varmasti melko lähellä totuutta.

Lasketaan seuraavaksi kuitenkin esimerkit sillä oletuksella, että työajasta 15% eli noin kuudesosa menee sähköpostien lukemiseen, ja työaika on 150h kuukaudessa. Oletetaan myös, että roskapostin lukemiseen (ja poistamiseen) menee vain puolet tavallisen viestin lukemiseen käytettävästä ajasta. Näillä mittareilla:

  • Kuukauden työajasta 22,5 tuntia menee sähköpostin lukemiseen.
  • Jos roskapostia ei suodateta lainkaan, kuukaudessa menee 3,1 tuntia roskapostin lukemiseen ja poistamiseen. Kahdenkymmenen hengen yrityksellä kuluu roskapostien kanssa ährätessä 62,1 tuntia kuukaudessa, mikäli roskapostin suodatus ei ole käytössä.
  • Tuloksen tapauksessa käyttäjien ohi ”mustaan aukkoon”(= ilman että käyttäjät edes tietävät että viestit ovat tulleet ja olleet roskaa), menee 1846 viestiä joka on 13,3% kaikista viesteistä. Ajallisesti samoilla mittareilla tämä vastaa 1,5 tuntia säästöä kuukaudessa, kun turhia viestejä ei tarvitse lukea.
  • Karanteeniin menee meillä 14,4% viesteistä. Työajassa tämän tyyppisen roskapostin lukemiseen ja poistamiseen kuluu nyt kuukaudessa 1,6 tuntia. Jos roskapostin suodatus toimii paremmin, kuluu tähän koko yrityksessä 62 tunnin sijaan ”vain” 32,4 tuntia kuukaudessa.
  • Me Tuloksella säästämme kuukaudessa 30 tuntia työaikaa suodattamalla roskapostit tehokkaammin.

 Entäs ne virukset ja muut menninkäiset?

Sähköpostifiltterimme suodatti kuukauden aikana 38 virusta. Meille (pienenä yrityksenä) lähetettiin siis 1,2 virusta päivässä! Voin vain kuvitella mikä tuo luku on 200 tai 2000 hengen organisaatiossa. Sanomattakin lienee selvää että myös virustorjunta kannattaa pitää kunnossa.

En edes uskalla arvioida, kuinka paljon organisaatioon levinneen sähköpostimadon poistamiseen voisi kulua aikaa. Jos sellaisiin talkoisiin meillä joudutaan niin lupaan mitata siihenkin kuluneen ajan sekunnin tarkkuudella. Yhdelle koneelle levinneen troijalaisen poistamiseen meni muuten pari kuukautta sitten n. 6 tuntia.

Eroon roskapostista?

Tuloksella mietittiin roskapostiin liittyviä asioita tarkemmalla tasolla noin vuosi sitten. Päädyimme siihen, että roskapostia tulee liikaa silloin kun sitä ylipäätään tulee. Silloinen sähköpostin tarjoajamme ei voinut tarjota kunnolla toimivia ratkaisuja, joten päätimme siirtyä turvallisempaan ympäristöön. Päädyimme siirtämään sähköpostipalvelumme Google Apps -ympäristöön. Tämä on osoittautunut hyvin toimivaksi ja helposti hallinnoitavaksi ratkaisuksi –  ja säästänyt meidät kymmeniltä tuhansilta roskaposteilta.

Siirto Google Appsiin

Aluksi mietimme siirtävämme organisaation itse Google Apps -ympäristöön, mutta käytännön syistä ulkoistimme sähköpostien hoidon kokonaan Gappsille. Vaikka touhuamme Googlen parissa päivittäin, ei Google Apps -ympäristön osaaminen ja hallinnointi ole ydinliiketoimintaamme, joten ulkoistus oli meille erittäin järkevä vaihtoehto ja yhteistyö Gappsin kanssa on tähän saakka pelannut moitteettomasti.

Jos siis haluatte miettiä ja edistää edellä mainittuja, ja monia muita tuottavuuteen liittyviä kysymyksiä (kalenterien jakaminen, crm-integraatiot  tai integraatiot oman yrityksenne järjestelmiin), voin lämpimästi suositella ottamaan yhteyttä Gappsin myyntiin.

Onko sinulla kokemuksia tai mitattua tietoa sähköpostin ja roskapostin lukemiseen käytetystä ajasta? Miten teidän organisaatiossa nämä asiat on hoidettu? Onko sinulla vinkkejä siitä, kuinka voisimme entisestään pienentää roskapostien kanssa touhuttavaa aikaa? Kommentoi ja kerro omista kokemuksistasi!

 

 

Piditkö artikkelista?

Voit lukea kommentteja ja lisätä oman kommenttisi ja vielä tilata tämän artikkelin kommentit RSS-syötteenä.

Tilaa Tuloksen Blogin RSS-virta Tilaa Tuloksen artikkelit RSS-syötteenä, niin pysyt ajantasalla digitaalisessa markkinoinnissa, tai tilaa samat artikkelit sähköpostiisi alla olevalla lomakkeella.

Arvostamme yksityisyyttäsi.

Kommentit

7 kommenttia artikkelista “Poista roskapostit ja tehosta työpäivääsi”

  1. 24.5.2012 15:58 Juha Söderholm http://www.juhasoderholm.info


    Kannattaisi myös ehkä tarkentaa mikä on ”roskapostia”, koska monesti meidän asiantuntijoiden ja yritysten kohdistettu sähköpostimarkkinointi mielletään ”roskapostiksi”.

    Mun eräälle listalle oli muuten liittyneet lähes kaikki @tulos.fi:laiset, joten ei ihme, että saatte paljon ”roskapostia” kun joka arvontaan osallistutte :D

  2. 24.5.2012 16:53 Juha Kitinmäki http://www.tulos.fi/yritys/juha-kitinmaki/


    Kiitos kommentista Juha. Minä tarkoitan roskapostilla postia, joka tulee minulle:

    1. Ilman että olen suostunut vastaanottamaan ko. yritykseltä (tai sen yhteistyökumppanilta joka ei ole ilmoittanut käyttävänsä osoitetta kolmannen osapuolen tarkoituksiin) mainospostia tai liittynyt postituslistalle
    2. Olen kirjautunut pois listalta ja sama lähettäjä silti jatkaa postin lähettämistä
    3. Yritysrekistereistä poimitut umpimähkään tulevat viestit, jotka väittävät että kuulun ko. yrityksen asiakasrekisteriin vaikka tiedän että en kuuluisikaan
    4. Postit, jotka tulevat esim. seminaarien järjestäjiltä osallistumisen perusteella, liittyen jonkin täysin toisen toimialan seminaariin (ilman että on kysytty lupaa sähköiseen markkinointiin)
    5. Hyvän tavan ja lain rajamaillä häilyvät tapaukset joissa rikotaan Kuluttajaviraston, tietosuojavaltuutetun tai Asiakkuusmarkkinointiliiton suosituksia

    Pelisääntöjä ja suosituksia löytyy linkeistä:
    Kuluttajavirasto – sähköinen markkinointi
    Suoramarkkinoinnin kieltäminen
    ASML:n pelisäännöt
    Tietosuoja suoramarkkinoinnissa

  3. 24.5.2012 17:27 Antero Hanhirova http://www.gapps.fi


    Valitettavasti tuon spämmin määrä on vielä kokoajan kasvavaan päin.

    Historiallisesti meidän asiakkaiden karanteenivarastoon / blackholeen joutuu kuukausittain noin 10-19% kaikista viesteistä. Näistä n. 3% on vääriä positiivisia, jotka ohjataan eteenpäin postilaatikkoon.

    Virusten määrä vaihtelee enemmänkin käyttäjien innostuksesta levitellä omaa sähköpostiosoitettaan ympäriinsä ;)

  4. 27.5.2012 07:47 Ville Ekman http://www.vekman.fi


    Kiitos hyvästä jutusta. Itsekin olen siirtynyt käyttämään Google Appsia, juurikin tuo roskapostisuodatus on yksi parhaiten toimivista ominaisuuksista.

    Mielenkiintoa herätti mainitsemasi ajanseurannan työkalu, koska olen hakenut toimivaa ratkaisua viime aikoina. Alunperin käytin Slimtimeria, mutta sen tuki taisi loppua vaikka olin maksava asiakas. Nyt käytän Togglea. Teidän käyttämä softa taitaa tunnistaa automaattisesti mitä olet tekemässä? Soveltuuko eri asiakkaiden projektien ajanseurantaan vai lähinnä oman ajankäytön seuraamiseen?

  5. 29.5.2012 12:32 Juha Kitinmäki http://www.tulos.fi/yritys/juha-kitinmaki/


    Moi Ville,

    Itse käytän myös Togglia. Kokeiltu on monenlaista, mutta tämä on omassa käytössä ollut työkalu, josta olen todella pitänyt. Yhtenä syynä tähän on ollut helppokäyttöisyys ja toisena kohtuullisen selkä raportointi. Lisäplussana vielä API ja läjä valmiita integraatiota, joita löytyy mm. osoitteesta https://zapier.com/zapbook/toggl/

  6. 29.5.2012 12:42 Samppa


    Muakin kiinnostaisi millä softalla seuraatte ohjelmien käyttöön mennyttä aikaa?

  7. 29.5.2012 13:41 Juha Kitinmäki http://www.tulos.fi/yritys/juha-kitinmaki/


    Terve Samppa,

    Taidettiin kirjoitella kommentteja samaan aikaan? Meillä siis käytössä tällä hetkellä mm. Toggl sekä testissä muutaman projektiohjelmiston omat träkkerit. Aikaisemmin on kokeiltu useampaakin eri vaihtoehtoa, joista Toggl veti pisimmän korren.

    Aina olisi toki kiva kuulla muiltakin, onko löytynyt vielä parempia vaihtoehtoja!

Kommentoi

pakollinen

pakollinen, mutta ei tule näkyviin

Tuomme sivuillesi kävijöitä ja muutamme heidät asiakkaiksi. Tulos.

Copyright Tulos Helsinki Oy 2008-2014.